Yakıt takip sistemi ile, firma araçlarına tesisteki pompalardan doldurulan akaryakıt miktarı, tarih-saat, o anki araç kilometresi, araç kodu-plakası, pompa ve tesis kodu bilgileriyle birlikte otomatik olarak bilgisayara kaydedilir.

Sistemin avantajlı yönlerinden biri, kaybolma ya da zarar görme gibi tehlikelere açık olan manyetik kart kullanma zorunluluğunun olmamasıdır. İki yöntemle aracın kimliği tespit edilebilir. İlki, RFID (radyo frekanslı tanımlama) teknolojisi ile, yakıt tabancası depoya yerleştirildiğinde araç üzerine takılmış olan düzenekten, otomatik olarak kod ve o anki kilometre bilgilerinin okunmasıdır. İkinci yöntem, araca takılı RFID düzeneğinin olmaması ya da o anda çalışmaması durumunda aracın kod ve kilometre bilgisinin, pompa üzerindeki ekranlı tuş takımlı cihaza girilmesidir.

Sistemin en önemli özelliği ise, araç bazlı olarak onay gerekliliği bilgisinin tanımlanabilmesidir. Onay gereken araca ait yakıt talebi bilgisayar programına ulaştığında pompa çalıştırılmadan önce sistem yöneticisinden onay beklenecektir. Bu özellik sayesinde yakıt alması onaya tabi şirket aracına ya da misafir bir araca kontrollü yakıt verilmesi mümkün olacaktır.

Araç, pompa ve pompaların bulunduğu tesis bazında harcama raporları alınabilmektedir. Araçlara göre bir defada alınabilecek yakıt limiti tanımlanması, hatalı yakıt cinsi almaya çalışan kullanıcının uyarılması ve pompanın çalıştırılmaması gibi yararlı özelliklerin yanı sıra, araçlara göre kaydedilen ortalama tüketim bilgisinde sapma olduğunda, kötü niyetli kullanım ya da araç arızası gibi tespitlerde bulunmak mümkün olmaktadır.